L’utilizzo di software correttamente licenziati da parte delle aziende è fondamentale per la sicurezza, per la reputazione e per evitare di incorrere in pesanti conseguenze economiche. Le infrazioni del copyright dei software – comprensive del risarcimento danni e del costo della licenza – causano alle aziende una spesa media annuale di oltre € 50.000, come rivelato da BSA.
Software privi di licenza possono causare problemi di sicurezza informatica con conseguente danneggiamento o fuga di dati, soprattutto nel caso di aziende con sistemi di protezione inefficaci e quindi più soggette a infezioni. Utilizzare quindi software con licenze adeguate è una delle misure di cybersecurity – insieme alle soluzioni di protezione endpoint e server e ai firewall – che ogni azienda dovrebbe adottare.
In caso di utilizzo in azienda di un software non correttamente licenziato la responsabilità è dell’amministratore, anche se si dichiara non consapevole dell’utilizzo di software non conformi. È perciò fondamentale che ogni amministratore conosca l’asset dei sistemi informatici della sua azienda, inclusi quindi il controllo delle licenze dei software utilizzati dai dipendenti e l’attuazione di parametri tecnici che impediscano l’installazione di software non correttamente licenziati.
COME GESTIRE CORRETTAMENTE LE LICENZE?
Per prima cosa è importante fare una verifica di tutti i software utilizzati dall’azienda e dai singoli dipendenti. Successivamente analizzare il “ciclo di vita” di ogni software: conservare tutti i documenti (fatture, ricevute, inventario aggiornato delle licenze) dell’acquisizione perchè potrebbero essere richiesti in caso di indagine da parte del vendor; in fase di manutenzione è basilare mantenere i software aggiornati e installare le patch appena disponibili: utilizzando un software RMM aziendale è possibile estrapolare in tempo reale un asset software per verificare quali licenze sono installate e su quali postazioni, oltre a distribuire policy che impediscano l’installazione di software non conformi al regolamento aziendale; in caso di dismissione del software è importante avere un piano nell’eventualità di passaggio a una nuova soluzione o a una nuova versione del software stesso.
È infine indispensabile ottimizzare la gestione delle licenze analizzando le possibilità per ridurre i costi, come per esempio riutilizzare quelle non in uso, se previsto dal contratto. È inoltre possibile rivolgersi a vendor specializzati a cui affidarsi per una gestione conforme delle licenze utilizzate.
QUALI SONO LE SANZIONI PENALI E AMMINISTRATIVE?
La legge sul diritto d’autore punisce colui che “duplica, importa, detiene, distribuisce o vende” il software pirata per trarne profitto – quindi laddove l’utilizzatore svolga attività commerciali o imprenditoriali – con la reclusione da sei mesi a tre anni e con una multa da € 2.582 a € 15.493.
Lo scopo di questa norma è punire penalmente chi guadagna dall’utilizzo o dalla vendita del software pirata, rispetto a chi invece ne fa un utilizzo per fini non commerciali. Con “profitto” non viene inteso solamente il ritorno economico della vendita del software ma anche l’aumento del capitale che avviene tramite l’utilizzo dello stesso. Un’azienda che utilizza un software non correttamente licenziato ha un doppio guadagno: risparmia i costi d’acquisto del software e successivamente guadagna dal suo utilizzo.
I controlli sui software non conformi vengono effettuati direttamente dalla software house, per esempio Microsoft o Adobe, o da un’azienda terza che si occupa della tutela del copyright che riesce a tracciare l’utilizzo del software e invia successivamente una diffida; la Guardia di Finanza invece accede direttamente al computer con una perquisizione locale e verifica la presenza del software pirata. La software house riesce ad ottenere tutte le informazioni anche da un programma craccato, perchè al momento dell’installazione cliccando su “accetto” viene prestato il consenso al trattamento dei dati.
Microsoft, inoltre, sottopone periodicamente i propri clienti a verifiche del software installato o in caso di situazioni ben specifiche come, per esempio, nel caso in cui abbiano l’impressione che il parco installato sia superiore a quello acquistato oppure perché ci si trova in prossimità di rinnovi contrattuali o di investimenti di trasformazioni aziendale dalle quali Microsoft possa trarre beneficio. Per questo è importante in ogni momento avere il controllo puntuale del proprio parco applicativo, avendo degli inventari affidabili e una perfetta padronanza del proprio asset software.
