Molto spesso l’archiviazione di posta elettronica viene confusa con il backup, ma quali sono realmente le differenze?
Tenere traccia di tutte le mail inviate e ricevute è un’operazione complessa per ogni azienda, perchè può capitare che rimangano nella mailbox del mittente e del destinatario senza essere archiviate in un altro luogo. Il numero crescente di obblighi di legge relativi alla loro conservazione ha reso necessaria questa operazione. Le soluzioni principali sono Email Backup e Email Archiving, molto spesso però le diverse funzioni che offrono questi due servizi vengono confuse.
A livello generale, la prima differenza è legata all’obiettivo che l’azienda vuole raggiungere: il backup offre la possibilità di recuperare mail in caso di imprevisti, mentre l’archiviazione permette di conservare e consultare la posta ricevuta e inviata in tempo reale.
Entrando nel dettaglio dei due servizi, possiamo definire l’Email Archiver come uno storage esterno che implica la protezione della posta elettronica all’interno di uno spazio protetto. Tutte le mail, in entrata e in uscita, possono essere archiviate per un periodo di tempo infinito, mantenendo l’autenticità del contenuto (allegati inclusi) e sono sempre accessibili e consultabili tramite ricerche con parole chiave. Le nuove mail vengono archiviate senza bisogno di sostituire o eliminare quelle precedentemente memorizzate.
Riepilogando, le caratteristiche principali di un servizio di Email Archiving sono:
- Disponibilità immediata dei contenuti
- Semplicità nella ricerca
- Possibilità eliminare le vecchie mail dal server di posta, riducendo il carico di lavoro dello stesso
- Policy di archiviazione flessibile in relazione alla tipologia di e-mail
- Soluzione fruibile da parte dell’utente
- Copia istantanea di ogni mail
L’Email Backup invece ha come principale obiettivo quello di preservare i contenuti di posta elettronica in caso di “disastri”, a fronte di questo, presenta delle caratteristiche diverse e meno flessibili rispetto all’Email Archiver:
- I contenuti non saranno disponibili nell’immediato ma solo nel momento in cui verrà effettuata la copia (snapshot)
- Posta non sempre accessibile ma recuperabile in caso di necessità
- Frequenza backup configurabile
- Soluzione fruibile solo all’amministratore, nella maggior parte dei casi il responsabile IT
- Le copie vengono conservate solo per un breve periodo di tempo
- Vengono archiviati solo i dati più recenti fino al backup successivo
- Può includere anche il backup di contatti, calendari, spazi cloud collegati all’account
