Il termine whistleblowing indica la segnalazione spontanea da parte di un individuo, chiamato whistleblower (o segnalante), che denuncia un comportamento illegale, improprio o non etico all’interno di un’organizzazione, che sia pubblica o privata. Svolge un ruolo cruciale nell’assicurare la trasparenza, l’etica e la responsabilità all’interno delle organizzazioni.

Un sistema di whistleblowing permette a dipendenti, clienti e fornitori di inviare segnalazioni in modo sistematico e riservato, stabilendo un dialogo protetto con chi fornisce le informazioni e di elaborare e documentare la comunicazione.
I sistemi di segnalazione sono pertanto uno degli strumenti più efficaci per prevenire e indagare sui casi di corruzione e cattiva condotta. In tutto il mondo, il 39% circa delle frodi all’interno di aziende e organizzazioni viene rivelato da whistleblowers.

Queste segnalazioni solitamente mettono in luce frodi, corruzione, abusi di potere, discriminazione, insicurezza sul luogo di lavoro o altre violazioni delle leggi o delle norme aziendali e sono fondamentali per rivelare comportamenti scorretti, proteggere l’interesse pubblico e per garantire la trasparenza e l’integrità nelle organizzazioni; possono avvenire in due modalità: attraverso il whistleblowing interno e il whistleblowing esterno.

Il whistleblowing interno si verifica quando un dipendente o un membro di un’organizzazione segnala attività illegali o non etiche all’interno della stessa organizzazione. Questo può avvenire attraverso canali interni e meccanismi di segnalazione stabiliti dall’organizzazione stessa. L’obiettivo principale del whistleblowing interno è quello di risolvere i problemi internamente, promuovendo un ambiente di lavoro etico e responsabile.

Il whistleblowing esterno si verifica quando un individuo segnala attività illecite o non etiche all’interno di un’organizzazione a fonti esterne all’organizzazione stessa. Questo può includere segnalazioni a organizzazioni governative, organizzazioni non governative (ONG), media o altre parti interessate esterne. Il whistleblowing esterno è spesso utilizzato quando il segnalatore non si sente sicuro di segnalare internamente o crede che le autorità esterne siano meglio posizionate per affrontare il problema.

Il whistleblowing in ambito legislativo

I whistleblowers sono fondamentali per mantenere una società aperta e trasparente, in quanto denunciano atti illeciti e irregolarità: la Direttiva UE 2019/1937, pubblicata il 16 dicembre 2019, e il Decreto Legislativo n. 24 del 2019 (noto anche come Decreto Whistleblowing), approvato il 9 marzo 2023 dal Consiglio dei Ministri, sono strumenti legislativi che riguardano la loro protezione. Entrambi hanno l’obiettivo di: promuovere una cultura di integrità e trasparenza, incoraggiando le persone a segnalare attività illegali o comportamenti non etici senza il timore di ritorsioni e garantendo la possibilità di segnalare in modo anonimo; rilevare e prevenire comportamenti scorretti e violazioni di leggi e regolamenti; migliorare l’applicazione della legge implementando canali di segnalazione efficaci, affidabili e sicuri per proteggere i segnalanti da eventuali ritorsioni.

La Direttiva UE 2019/1937 è un atto legislativo dell’Unione Europea che stabilisce standard minimi per la protezione dei whistleblower in tutti gli Stati membri dell’UE che hanno il compito di adottare leggi nazionali che rispettino questi standard minimi; si applica a una vasta gamma di settori, inclusi il settore pubblico e privato, mentre il Decreto Legislativo n. 24 è un decreto italiano che è stato adottato per implementare le disposizioni della Direttiva UE 2019/1937 a livello nazionale, questo decreto è stato progettato per assicurare che l’Italia sia conforme agli standard minimi stabiliti dalla direttiva e fornisce dettagli specifici sulla protezione dei whistleblower nel nostro paese, inclusi i meccanismi di segnalazione, le misure di protezione e le sanzioni per violazioni.

Entrambi prevedono che l’avviso di ricezione della segnalazione debba essere inviato al whistleblower entro sette giorni, mentre il feedback sull’esito e sulle conseguenze dell’indagine deve essere fornito entro tre mesi.

A chi si rivolge la Direttiva?

Le aziende con più di 50 dipendenti, le istituzioni del settore pubblico, le autorità e i Comuni con più di 10.000 abitanti sono obbligati a predisporre adeguati canali di segnalazione interni. Il termine per le aziende italiane pubbliche e private con più di 249 dipendenti per l’implementazione di un sistema di segnalazione di illeciti interno era il 15 luglio 2023, mentre quelle con più di 50 dipendenti hanno tempo fino al 17 dicembre 2023 per adeguarsi ai nuovi requisiti. I segnalanti devono avere la possibilità di inviare segnalazioni sia per iscritto (attraverso una piattaforma online, un indirizzo email o per posta) sia a voce. Sono tutelati non solo i dipendenti che segnalano illeciti, ma anche i candidati a una posizione lavorativa all’interno dell’azienda, gli ex dipendenti, i sostenitori del whistleblower o i giornalisti.

Ora, oltre alla possibilità di segnalare eventuali comportamenti illeciti all’interno della propria amministrazione o azienda con garanzie specifiche di riservatezza, è possibile inviare una segnalazione direttamente all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) o a un intermediario che in seguito trasmetterà la segnalazione all’ANAC.
L’ANAC, in collaborazione con l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, è tenuta a stabilire, entro tre mesi dalla data di entrata in vigore del decreto, le linee guida riguardanti le procedure per la presentazione e la gestione delle segnalazioni esterne.
Sono previste sanzioni che vanno da 10.000 a 50.000 euro nei seguenti casi: se non sono stati istituiti canali ufficiali per le segnalazioni; se le procedure per la presentazione e la gestione delle segnalazioni non sono state adottate o non sono conformi alle disposizioni del decreto; se non viene effettuata un’adeguata verifica e analisi delle segnalazioni ricevute; se si verificano atti di ritorsione contro il segnalante; se la segnalazione viene ostacolata o se si tenta di ostacolarla e se viene violato l’obbligo di mantenere riservata l’identità del segnalante o di altri soggetti protetti.
Inoltre, è prevista anche una sanzione da 500 a 2.500 euro che l’ANAC può applicare al segnalante nel caso in cui venga accertata, anche tramite sentenza di primo grado, la sua responsabilità civile per diffamazione o calunnia, a condizione che tali accuse siano fatte con dolo o colpa grave.

Quali sono i casi tipici segnalati?
• CORRUZIONE
• DISCRIMINAZIONE E MOLESTIE
• VIOLAZIONE DEI DIRITTI UMANI
• VIOLAZIONI DELLA LEGGE E REATI PENALI
• FRODE FINANZIARIA
• MINACCE ALLA SICUREZZA
• VIOLAZIONI AMBIENTALI
• SICUREZZA SUL LAVORO

In questo articolo abbiamo esplorato il concetto di whistleblowing, discusso delle regole da seguire e spiegato come sia necessario implementare nella tua infrastruttura, indipendentemente dal numero dei dipendenti dell’azienda, un software per segnalare illeciti in maniera anonima.

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Quali sono le sue caratteristiche?
• Non permette in alcun modo che qualcuno riesca ad accedere o capire chi è la persona che sta segnalando
• È multilingua
• L’amministratore non può vedere ip o altro per identificare la segnalazione
• Le segnalazioni arrivano all’organismo di vigilanza nominato dal cliente

Avere un software per gestire le segnalazioni è obbligatorio?
No! Ma facilita la gestione delle segnalazioni agli utenti finali; dimostra che l’azienda ha messo i propri utenti in condizione di inviare in sicurezza e secondo normativa delle segnalazioni anonime; evita all’azienda di affrontare il complesso iter di verifica da parte dell’ANAC che viene avviato nel momento in cui un utente invia una segnalazione, consentendo all’organismo di vigilanza preposto di verificare anche l’attendibilità di quanto segnalato.

Credits: ANAC