I dati aziendali crescono esponenzialmente ogni giorno, ma senza una strategia di governance strutturata, possono trasformarsi rapidamente in un rischio operativo e legale.
Una governance dei dati efficace richiede un approccio metodico che integri sicurezza, compliance normativa e operatività aziendale.
Cosa significa governance dei dati
La governance dei dati è l’insieme di processi, politiche e tecnologie che definiscono come un’organizzazione gestisce le proprie informazioni. Non si tratta solo di archiviazione, ma di stabilire chi può accedere a quali dati e come questi vengono protetti; per quanto tempo vengono conservati e come vengono condivisi all’interno e all’esterno dell’azienda.
Una governance efficace trasforma i dati da semplici file digitali a risorse strategiche controllate e sicure; garantendo che ogni informazione sia nel posto giusto, accessibile alle persone giuste e protetta.
Perché la governance dei dati è strategica
La gestione disorganizzata delle informazioni aziendali comporta costi nascosti significativi: i dipendenti perdono tempo prezioso cercando documenti, i backup diventano inefficienti perché includono dati duplicati o obsoleti, e il rischio di violazioni del GDPR aumenta esponenzialmente.
Le aziende che implementano una governance strutturata ottengono:
- Riduzione dei tempi di ricerca delle informazioni fino al 40%
- Diminuzione dei costi di archiviazione, attraverso l’eliminazione di dati ridondanti
- Maggiore compliance normativa con riduzione del rischio di sanzioni
- Miglioramento della sicurezza informatica, attraverso controlli di accesso mirati
La classificazione strategica dei dati
Non tutti i dati hanno lo stesso valore o richiedono lo stesso livello di protezione. La classificazione strategica permette di allocare risorse e controlli proporzionalmente all’importanza delle informazioni.
Framework di classificazione standard:
Dati pubblici: Informazioni destinate alla divulgazione esterna (brochure, comunicati stampa, contenuti del sito web). Richiedono controlli minimi, ma devono essere aggiornati.
Dati interni: Informazioni operative per uso aziendale interno (procedure, organigrammi, policy interne). Necessitano di accesso controllato, ma non comportano rischi critici se divulgati internamente.
Dati confidenziali: Informazioni sensibili per il business (strategie commerciali, listini prezzi, dati finanziari). Richiedono controlli di accesso rigorosi e audit periodici.
Dati riservati: Informazioni critiche per la sicurezza aziendale (dati personali clienti, dati strategici, proprietà intellettuale). Necessitano del massimo livello di protezione e monitoraggio continuo.
Implementare la classificazione in pratica
Ogni documento, database e repository deve essere etichettato secondo criteri predefiniti, e i dipendenti devono comprendere come applicare questa classificazione nel lavoro quotidiano.
Passaggi per l’implementazione:
- Audit completo delle informazioni esistenti
- Definizione di criteri oggettivi per assegnare le categorie di classificazione
- Formazione del personale sui nuovi processi di gestione documentale
- Implementazione di strumenti tecnologici per automatizzare la classificazione
La condivisione sicura e conforme
Ogni utente deve accedere solo ai dati indispensabili per svolgere le proprie mansioni, e questi accessi devono essere rivisti periodicamente.
Strategie di controllo efficaci:
- Definizione di profili utente basati su ruoli aziendali specifici
- Implementazione di autenticazione forte per dati sensibili
- Monitoraggio degli accessi con alert per comportamenti anomali
- Revisione periodica dei permessi
GDPR e data governance
Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati non è solo un obbligo normativo, ma un’opportunità per strutturare processi di gestione delle informazioni più efficienti. Una governance dei dati conforme al GDPR riduce automaticamente molti rischi operativi.
Elementi GDPR da integrare nella governance:
- Mappatura completa dei dati personali trattati dall’organizzazione
- Implementazione di procedure per rispettare i diritti degli interessati
- Documentazione dei flussi informativi e delle basi giuridiche del trattamento
- Definizione di politiche di conservazione e cancellazione dei dati
Backup strategico e continuità operativa
Il backup strategico protegge le informazioni in base al loro valore e criticità aziendale. Questo approccio garantisce che le risorse più importanti ricevano la protezione più robusta, ottimizzando costi e tempi di ripristino.
Principi del backup strategico:
- Dati riservati: massima sicurezza e ridondanza
- Dati confidenziali: alta frequenza di salvataggio
- Dati interni: salvataggio regolare
- Dati pubblici: salvataggio basilare
Questo approccio facilita anche il disaster recovery: in caso di incidente, i dati più critici vengono ripristinati per primi, minimizzando l’impatto sul business e garantendo la continuità operativa.
Implementare la governance: da investimento a vantaggio competitivo
Implementare una governance efficace richiede un approccio graduale: identificare i dati critici, applicare controlli di sicurezza prioritari ed estendere progressivamente la protezione a tutte le informazioni aziendali.
Questo processo trasforma la gestione dei dati da costo operativo a vantaggio competitivo, riducendo rischi e migliorando l’efficienza: le organizzazioni che adottano questi processi si posizionano favorevolmente per le sfide digitali future.
Come supportiamo la tua azienda nella governance dei dati?
Supportiamo le aziende nella governance dei dati con un approccio completo:
- CONSULENZA STRATEGICA: mappatura dei dati aziendali, definizione di policy di accesso e strutturazione dei processi di governance
- INFRASTRUTTURE SU MISURA: soluzioni di gestione dati on-premise o in cloud (server locali, NAS, Azure, Intranet Sharepoint) dimensionate sulle esigenze specifiche
- PROTEZIONE E CONTINUITÀ: servizi di backup centralizzato e per singoli utenti, disaster recovery e business continuity su infrastruttura locale o in cloud
- COMPLIANCE NORMATIVA: consulenza legale e privacy officer per la predisposizione di policy, nomine e documentazione conforme a GDPR e direttiva NIS2
Vuoi valutare lo stato attuale della governance dei dati nella tua organizzazione?
Contattaci per analizzare la gestione dei dati della tua azienda e definire insieme un piano di implementazione personalizzato.
